Secretaría de iglesia

Gran parte del funcionamiento eficiente de la iglesia depende de la obra del secretario.

Debido a las funciones importantes y especializadas de este puesto, es sabio elegir a alguien que pueda ser reelegido por repetidos períodos, con el fin de dar continuidad al mantenimiento de los registros y a la información.

En las iglesias grandes, se pueden elegir tantos vicesecretarios como se necesite. Cuando el secretario no puede asistir a una reunión, debe hacer arreglos para que un asistente esté presente y tome nota de los acuerdos (véase Notas, #4, p. 170).

No debe añadir o borrar nombres sin el voto de la iglesia.

El secretario no tiene autoridad para agregar o eliminar un nombre de la lista de miembros sin un voto de la iglesia, que siempre debe votar agregar o eliminar un nombre, excepto en el caso de muerte de uno de ellos.

Cuando un miembro fallece, el secretario debe, lo más pronto posible, registrar la fecha de su deceso al lado del nombre en el Libro de Registro (véase la p. 54).

Transferencia de miembros.

El secretario de la iglesia maneja la correspondencia con los miembros individuales y con las iglesias en lo que se refiere al traslado de miembros (véanse las pp. 50-54).

Correspondencia con los miembros.

El secretario debe tratar de mantenerse en comunicación con los miembros ausentes, por medio de correspondencia (véase Notas, #5, p. 170).

Informar de los delegados al Congreso de la Asociación.

El secretario, con la autorización de la Junta Directiva de la iglesia, notifica con celeridad a la Asociación quiénes serán los delegados escogidos para representar a la iglesia en el Congreso de la Asociación, utilizando los formularios provistos por la Asociación (véase la p. 111).

Debe enviar los informes puntualmente.

Es deber del secretario de la iglesia preparar y enviar puntualmente los informes solicitados por la Asociación.

Es esencial que se envíen todos al secretario de la Asociación dentro del tiempo especificado, ya que estos informes son importantes para la exactitud de los informes preparados por otras organizaciones de la iglesia mundial. El secretario debe obtener la información que necesite, para preparar estos informes, de otros oficiales y directores de departamentos.

Las actas de la iglesia.

El secretario de la iglesia prepara las actas de la iglesia que deben conservarse cuidadosamente. Todos los registros y los libros de contabilidad de los diversos oficiales de la iglesia son propiedad de la iglesia; y el secretario debe entregarlos, al finalizar su período de servicio, al nuevo secretario que haya sido elegido, o a la iglesia en cualquier momento del período, a pedido del pastor o de los ancianos.